דף הבית תמיכה ופתרונית טכניים מענה אוטומטי למיילים בעת העדרות
מענה אוטומטי למיילים בעת העדרות הדפסה

הגדרת ´מענה אוטומטי´ (דמוי "מחוץ למשרד - Out of the Office") בעת העדרות
 

כשמדובר במחשב בודד (שאינו קשור לשרת Exchange), ניתן לעקוף את המגבלה של העדר האופציה "מחוץ למשרד" בדרך הבאה:

 אין להשתמש ב-WORD כעורך הדואר לתהליך שלהלן.

נפתח 'הודעה חדשה' (Compose New Mail) בפורמט ´טקסט רגיל´ ונקליד בה את הנוסח שברצוננו שיישלח כמענה אוטומטי בתקופת ההיעדרות (כולל טקסט, המודיע על סוג ההודעה, בשורת הנושא).
בסיום, נבצע ´שמירה בשם´ ניתן לקובץ שם ונבחר כסוג: Outlook Template (ייווצר קובץ עם סיומת OFT).

בתפריט ´כלים´ > ´אשף הכללים´ > ´חדש´ > ´התחל מכלל ריק´ > נסמן את ´בדוק הודעות בעת הגעתן´
> ´הבא´,

נסמן את:
א. ´במחשב זה בלבד´.
ב. 'כששמי מופיע בתיבת אל ובתיבת העתק'.
ג. ´התקבלה בטווח תאריכים ספציפי´, נגדיר את טווח תאריכי ההעדרות > ´אישור´ ולחץ על ´הבא´.
(סעיף ג´ רצוי מאד, על מנת שלא יהיה עלינו להפעיל את הכלל 10 דקות לפני עזיבתינו את הבית, אלא הוא יתחיל לפעול מהתאריך שצויין גם ללא התערבותינו).

נסמן את ´שלח מענה באמצעות תבנית ספציפית´ > ´תבניות משתמש במערכת קבצים´.
ננווט אל התיקייה בה נשמר קובץ ההודעה > נבחר אותו ונלחץ על ´פתח´ > פעמיים על ´הבא´, נסמן את ´הפעל כלל זה´ ו´סיום´.

כל מי שיישלח אלינו מייל, בין התאריכים שציינו, יקבל מייל חוזר עם ההודעה על ההיעדרות.

ביטול ה-v יבטל את הכלל עד לסימונו מחדש (ואז יהיה עלינו לשנות את טווח התאריכים).

 דרך אגב, תהליך הגדרת 'מחוץ למשרד' מאד דומה גם ב'אאוטלוק אקספרס'.
     ניתן ללמוד עליו מהסבר של מיקרוסופט.


 הערה:
תשומת לבכם שה'כלל' ל"שליחת מענה באמצעות תבנית ספציפית" דואג לשלוח את התשובה פעם אחת(!) בלבד לכל מי ששלח לכם מייל בתקופה הנדונה.
ה'כלל' מונע מ'אאוטלוק' לשלוח תשובות חוזרות ונשנות לשולח ממנו מתקבלת יותר מהודעה אחת.
'אאוטלוק' "מנהל" רשימת משתמשים להם נשלחה תשובה - ולכן יש להשאיר את התוכנה פתוחה את המחשב מחובר לאינטרנט(!)
במשך כל תקופת ההיעדרות !!!, - זאת מאחר וכל הפעלה מוחקת(!) את הרשימה וה'כלל' מתאפס.
לאחרונה התברר כי חלק מספקי האינטרנט מאפשרים להגדיר, דרך השרתים שלהם, משלוח  הודעות אוטומטיות, כשהיתרון הבולט הוא שאין צורך להשאיר את המחשב פועל במשך כל תקופת ההעדרות.
 יש לבדוק זאת עם ספק האינטרנט.


ולאלה מכם המחוברים לשרת דוא"ל (Exchange):

 ההגדרות והשפה נקבעים בשרת הדואר.
     כדי לשנות, למשל, את השפה בשורת הנושא: מ- 'מחוץ למשרד" ל-: "Out of the Office" - יש לפנות למנהל הרשת.

 כברירת מחדל, המסייע 'מחוץ למשרד' שולח הודעה - פנים ארגונית -  למשתמשי הארגון המחוברים לשרת ה-Exchange.
    כשמעורר צורך לשלוח הודעה על העדרות גם לנמענים מחוץ לארגון - יש לבקש ממנהל הרשת שיאפשר זאת.

בנוסף רצוי להיעזר במאמר של 'מיקרוסופט': 'אופן השימוש במסייע 'מחוץ למשרד עם שרת Exchange'

ולא יזיק לעיין גם במאמר של 'מיקרוסופט': "פתרון בעיות במסייע מחוץ למשרד" - בקישור הזה.

הנה גם קישור להסבר של 'מיקרוסופט' המתייחס ל'אאוטלוק 2007'.

ועוד קישור: Outlook 2007 Out of Office Assistant כאן.

הנה קישור בו מוסבר כיצד להגדיר ש'אאוטלוק' עם "Exchange" יגיב בהודעת "מחוץ למשרד, על כל(!) מייל נכנס:

http://helpdesk.princeton.edu/kb/display.plx?ID=9408

==========================================================

כדי לעשות שימוש בקובץ תבנית (OFT) גם בשליחת מייל רגיל:

1. נשמור את קובץ התבנית (OFT) בתיקייה: Templates שבקצה הנתיב:
    C:\Documents and Settings\<username>\Application Data\Microsoft\Templates

2. בתפריט 'אאוטלוק':
    'קובץ' > 'חדש' > 'בחירת טופס...' > בחלון הנגלל 'חפש ב:' נבחר ב'תבניות משתמש במערכת הקבצים' > נבחר בקובץ ה-OFT > 'אישור'.